Cómo la automatización puede apoyar la productividad de los empleados durante las recesiones económicas.

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El clima de negocios tumultuoso de hoy presenta a las empresas dilemas difíciles sobre la mejor manera de avanzar. Muchas empresas buscan las formas más eficientes y rentables de aumentar la productividad sin una revisión importante. La clave para hacer esto con éxito es priorizar la automatización significativa: tecnología que realmente elimina el trabajo diario servil que ocupa demasiado tiempo de un empleado.

Esta era de automatización significativa debe comenzar con el contenido y, en particular, con los documentos. Independientemente del rol, cuando se completa el trabajo, es probable que deba documentarse, ya sea un informe, una presentación, una propuesta, un artículo, la lista sigue y sigue. Pero en el mundo actual, con demasiada frecuencia los empleados tardan más en crear los documentos que en hacer el trabajo en sí, lo que brinda una gran oportunidad para que la automatización se convierta en una herramienta crucial para lograr una eficiencia óptima. 

Al automatizar tareas de gran volumen y alto valor, como la generación de documentos, las empresas pueden ahorrar mucho tiempo y recursos, lo que permite a los empleados concentrarse en actividades más estratégicas y generadoras de ingresos. Echemos un vistazo a los problemas que enfrentan las organizaciones hoy en día con la creación y gestión de contenido, y cómo se puede utilizar la automatización para resolver estos problemas. 

Reina la anarquía de contenidos

En la era digital del trabajo híbrido, dependemos cada vez más de sistemas dispares para administrar niveles excesivos de contenido, desde presentaciones hasta informes e incluso mensajes inactivos. La investigación de Templafy muestra que, en promedio, los empleados pasan 15 horas a la semana creando contenido, actualizando documentos y enviando correos electrónicos. 

Sin las herramientas adecuadas para administrar el contenido, los trabajadores terminan invariablemente en un estado de 'anarquía de contenido'. La anarquía de contenido ocurre cuando hay una falta de infraestructura para garantizar la coherencia y la integridad en el contenido comercial dentro de una organización. Puede provocar pérdida de tiempo, pérdida de ingresos y agotamiento de los empleados. Tal vez aún más preocupante, la anarquía de contenido puede presentar riesgos de seguridad significativos, como la posibilidad de que se comparta externamente contenido incorrecto o poco confiable, lo que puede dañar la reputación de una empresa y conducir potencialmente a violaciones de los requisitos de seguridad. 

Cuando los trabajadores están atascados en tareas manuales, como formatear documentos, se les quita tiempo que podría dedicarse a tareas más valiosas y críticas para el negocio. Los trabajadores del conocimiento terminan agotados, incapaces de realizar el trabajo impactante para el que fueron contratados, y las empresas pierden productividad y pierden oportunidades de crecimiento. 

Además del tiempo dedicado a crear contenido, los datos muestran que casi la mitad de los empleados dicen que el proceso de revisión y aprobación de contenido de su empresa retrasa otros trabajos. Esto crea una cultura en la que a los empleados se les pide constantemente que arreglen detalles menores, lo que dificulta aún más la productividad. Las profesiones que requieren cumplimiento y requisitos legales exacerban esto aún más. Un asombroso 88% de los empleados del Reino Unido afirman que los ingresos de la empresa aumentarían si se eliminaran los cuellos de botella de contenido.

Agilice y automatice

Afortunadamente, existen soluciones técnicas simples para aliviar la carga de los trabajadores y las empresas. Al invertir en tecnología que optimiza y automatiza la creación y gestión manual de contenido, las empresas pueden mejorar la productividad e impulsar el éxito durante la recesión y más allá. Las soluciones inteligentes de automatización de documentos facilitan la búsqueda, el uso y la administración de contenido, ya que brindan directamente a los empleados el contenido aprobado, de la marca y compatible más reciente dentro de las aplicaciones en las que ya están trabajando. Como resultado, se cumplen todas las pautas legales. , y el riesgo de que se creen documentos fuera de marca que no cumplan con los requisitos se reduce drásticamente. 

Esto reduce drásticamente el nivel de trabajo manual y error humano creado al redactar informes financieros, revisiones y presentaciones para clientes. Al aprovechar estas soluciones de software, los empleados pueden eliminar horas de tareas administrativas de sus ya pesadas cargas de trabajo y estar tranquilos de que sus jefes no les enviarán correos electrónicos a altas horas de la noche pidiéndoles que arreglen un logotipo en una presentación o reformulen un informe. . 

La automatización también puede ayudar a las empresas a mejorar sus resultados al reducir los errores y mejorar la precisión. Esto es crucial para los trabajadores, ya que el 75 % afirma que el buen contenido es el factor principal más importante para el éxito empresarial. Las soluciones de automatización de documentos garantizan que todos los documentos tengan un formato coherente y contengan la información más actualizada, lo que reduce el riesgo de errores costosos. 

Las soluciones de contenido de próxima generación también pueden ayudar a las empresas a optimizar sus pilas de tecnología al reducir la necesidad de múltiples herramientas y tecnologías diferentes, mejorando los flujos de trabajo. Mediante el uso de una solución que interactúa con toda la pila tecnológica, las empresas pueden crear flujos de trabajo más holísticos, utilizando todos los datos dentro de la empresa en lugar de dejarlos en silos dispares. 

Por ejemplo, en lugar de utilizar varios sistemas diferentes para la generación de documentos, el control de versiones y la gestión de contenido, una única solución puede manejar todas estas funciones. Esto significa que los empleados solo necesitan aprender y usar un sistema, en lugar de varios, lo que les facilita la navegación y el uso de la tecnología. Esto mejora la productividad y la adopción de los usuarios, ya que los empleados pueden trabajar de manera más eficiente y eficaz. 

Capear la tormenta y salir más fuerte

En última instancia, la automatización está invadiendo el mundo de los negocios a un ritmo cada vez mayor. En el clima actual, las empresas que implementen la automatización de manera efectiva ahora estarán muy por delante de la competencia y estarán preparadas para el futuro en los años venideros. La recesión actual no es un momento para rehuir la innovación. En cambio, es una oportunidad para que las empresas valientes aumenten la productividad e impulsen el compromiso de los empleados. Al enfocarse en el contenido como el primer puerto de escala para esta transformación, las empresas pueden tener un impacto inmediato, recibiendo un alto ROI al aliviar un gran nivel de tensión para los trabajadores y empleados.

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cristian lund

Co-Fundador en Templafy

Rebelión de las máquinas.

Ahsan Zafeer • 26 de noviembre de 2022

Ahsan Zafeer cubre temas relacionados con la tecnología y el marketing digital y tuitea a @AhsanZafeer. Aquí explica los temores de la gente sobre por qué las máquinas se están haciendo cargo de sus trabajos.