Ryedale Group implementa Aqilla y reduce los costos de software

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Aqilla, una solución ERP y de contabilidad basada en la nube, ha ayudado a Ryedale Group, expertos especialistas del Reino Unido en impresión de plástico sostenible, a reducir significativamente sus costos contables anuales. La implementación de la oferta basada en la nube de Aqilla también provocó una transformación de toda la operación de contabilidad de Ryedale, mejorando su nivel de servicio al cliente, conectando procesos en toda la empresa, aumentando la productividad y mejorando la experiencia del usuario. 

Antecedentes

Ryedale Group es una empresa de impresión de plástico sostenible, de gestión familiar y con sede en Yorkshire. Ahora en su tercera generación de gestión, el negocio se ha transformado recientemente: el "cambio radical" en los procesos y tecnologías en toda la organización ha creado mayores eficiencias, mejorado la experiencia del cliente y aumentado la productividad. Esto ha ayudado a la empresa a contrarrestar la interrupción causada por la pandemia y obtener una ventaja competitiva. Desde entonces, Ryedale ha podido diversificarse, agregando una oferta de almacenamiento y almacenaje.

La implementación del software de contabilidad Aqilla no solo ayudó a Ryedale a alcanzar los objetivos de mejora comercial, sino que también contribuyó de manera importante a reducir los gastos comerciales; El cambio del sistema de contabilidad anterior a Aqilla ha reducido el costo total de propiedad en aproximadamente un 84 % anual, lo que representa un ahorro muy superior a las 50,000 XNUMX libras esterlinas al año. 

El Desafío

Como muchas empresas medianas, las operaciones de Ryedale se vieron gravemente afectadas por la pandemia. Con el personal en licencia, el equipo de liderazgo aprovechó la oportunidad para transformar la organización, implementando nuevos procesos y tecnologías que aumentarían la productividad y obtendrían una ventaja competitiva. Se implementó un software de gestión de proyectos que automatizaría el proceso de ventas desde la cotización y el costeo hasta la etapa de diseño y producción. 

Sin embargo, el sistema de contabilidad de Ryedale, Syspro, estaba resultando costoso y engorroso. Debido a su costo de mantenimiento y no lo suficientemente ágil como para adaptarse a la nueva organización, la directora financiera, Julie Davis, decidió que era hora de reemplazar Syspro con una plataforma basada en la nube. Se necesitaba una nueva aplicación de software de contabilidad para integrar la contabilidad con los procesos de ventas y producción, ahorrar tiempo y mejorar la experiencia general para el personal y los clientes. 

La solución

¿Por qué Aquila?

Sobre por qué la empresa eligió inicialmente Aqilla, Julie Davis dijo: “Consideramos brevemente Sage y Xero, pero sabíamos que ninguno de estos productos podía adaptarse a nuestras necesidades comerciales. También analizamos Microsoft Dynamics, pero el sistema era demasiado complejo. Como un sistema configurable, ágil y poderoso, Aqilla se encuentra en algún punto intermedio, cumple todos los requisitos para una empresa de nuestro tamaño y mantiene bajo nuestro costo total de propiedad”.

Procesos más sofisticados con aplicaciones integradas

Ryedale, clave para el proyecto de transformación empresarial, automatizó el proceso de gestión de un trabajo de impresión a través del pedido, el diseño y la producción. El sistema que Ryedale implementó para entregar esto también les dio a los clientes visibilidad del proyecto en proceso, mejorando la experiencia general del cliente y agilizando los procesos internos para el personal de servicio al cliente. 

Antes de Aqilla, el equipo tenía que crear cotizaciones y activar trabajos en vivo en el software de gestión de producción, luego repetir las tareas nuevamente en el sistema de contabilidad. La integración de Aqilla con esta línea central de la aplicación comercial significa que el personal trabaja únicamente en un solo sistema, mientras que los datos se replican automáticamente en Aqilla para la contabilidad y el análisis.

Decisiones de gestión seguras y basadas en datos

“Por primera vez, puedo compartir informes de gestión detallados en Aqilla con mi equipo de liderazgo. Puedo hacer esto porque la tecnología lo hace fácil, pero también porque confío al 100 % en mis datos. Ya estamos viendo las ventajas; podemos ver lo que está sucediendo con las ventas y dónde debemos concentrar nuestros esfuerzos”, dijo Julie Davis.

Si bien el liderazgo senior tiene acceso a los informes de gestión en Aqilla, Julie y su equipo utilizan la herramienta de inteligencia empresarial Sharperlight (suministrada por Aqilla) para crear informes de autoservicio más específicos a partir de la base de datos. “Si quiero una pieza de información, puedo obtenerla rápidamente usando Sharperlight”, dijo Julie. 

Un servicio de implementación personalizado que garantiza que Aqilla cumpla con los requisitos comerciales precisos

El servicio altamente personalizado que ofrece el equipo de implementación y soporte de Aqilla fue un factor decisivo para elegir Aqilla sobre Xero o Sage. 

“El implementador de Aqilla fue realmente bueno para interpretar lo que necesitábamos hacer y ofrecer formas alternativas para lograrlo”, dijo Julie Davis. Ella agregó: “Hubo momentos en que cambiamos de opinión cuando nos dimos cuenta de que un proceso podía mejorarse, y él siempre pudo hacer los cambios rápidamente porque conocía muy bien el sistema”.

Un proceso de mejora continua

En el momento de escribir este artículo, el sistema ha estado completamente operativo durante más de seis meses, aunque Julie siente que hay mucho por explorar para mejorar aún más sus operaciones. Ella dijo: “Implementar Aqilla ha sido un cambio radical para nosotros. Ahora que lo conocemos, podemos ver más formas de mejorar y más procesos que podrían ser más ingeniosos, especialmente cuando se trata de la integración. Queremos mejorar nuestros procesos de cronometraje y también profundizar en la API para poder compartir otra capa de datos entre sistemas”.

Resumen

Ryedale ha logrado una serie de importantes objetivos comerciales al implementar Aqilla, incluido un costo anual enormemente reducido, la transformación digital de la operación contable, un nivel mejorado de servicio al cliente, procesos conectados en todo el negocio, mayor productividad y una experiencia de usuario muy mejorada. . Pero la verdadera ventaja del día a día está en el tiempo y los recursos que Julie ha ahorrado. Ella concluye: “Aqilla ha hecho que todo sea mucho más fácil. Estábamos a punto de contratar a otro miembro del personal para nuestro equipo de contabilidad, pero Aqilla nos quitó la presión y podemos hacer frente por el momento porque nuestros procesos son mucho mejores”.

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Hugo Scantlebury

Hugh Scantlebury es el fundador y director ejecutivo de Aqilla, una empresa de software de contabilidad basada en la nube. Su liderazgo empresarial competitivo y su especialidad como visionario de productos han liderado el camino en la creación de una solución de contabilidad multidivisa basada en la web que se adapta a las necesidades de las organizaciones del mercado medio.

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